Организация работы офиса. Хозяйственная деятельность в офисе.

1. Позиция офис-менеджера в структуре управления организацией. 

• Современные требования российских работодателей к офис-менеджеру. Место офис-менеджера в структуре управления. 

• Должностные обязанности и организация работы офис-менеджера.

2. Основные технологии работы офис-менеджера

• Перспективное, текущее и личное планирование работы. 

• Организация работы офиса; оперативное регулирования; корректировка планов. 

• Делегирование полномочий как технология управления. 

• Контроль исполнения работы: предварительный, текущий, итоговый; субъекты контроля; анализ результатов; возможные действия по результатам контроля.

3. Как организовать работу офиса

• Функциональные зоны в офисе; виды, оптимальное расположение и оборудование зон. Оформление офиса. 

• Рабочее место руководителя. Организация рабочих мест сотрудников офиса. Санитарно-гигиенические нормы. 

• Ремонтные работы в офисе. Ремонт и профилактическое обслуживание офисной техники; взаимодействие с обслуживающими сервисными организациями или подразделениями собственной фирмы. 

• Организация работы курьеров. 

• Способы обеспечения руководителей и сотрудников автотранспортом: приобретение в собственность (специфика постановки на учет в ГИБДД и прохождения техосмотра), аренда, лизинг, договор об использовании сотрудниками собственных автомашин, использование услуг такси; планирование поездок и оптимизация использования транспорта; организация технического обслуживания и страхования транспорта. 

• Организация системы безопасности. Техника безопасности. Охрана офиса. 

• Информационная безопасность. Управление внутренними информационными потоками; обеспечение сохранения коммерческой и служебной тайны. 

• Создание системы внутренней курьерской связи; внешняя курьерская связь. 

• Организация корпоративного питания: собственная столовая; столовая (кафе) сторонних организаций; кейтеринг. 

• Обслуживание командировок: разновидности билетов и способы их приобретения; бронирование гостиниц, изменение и отказ от бронирования; виды номеров в гостиницах; оформление виз сотрудникам организации и приглашений иностранным гражданам; работа с командированными. 

• Организация в офисе встреч с клиентами и партнерами. Представительские расходы.

4. Организация хозяйственной работы в офисе. Обеспечение офиса материальными ресурсами (ТМЦ).

• Виды материальных ресурсов: основные фонды и материалы (информация, актуальная для офис-менеджера). 

• Организация снабжения офиса оргтехникой, комплектующими и расходными материалами, мебелью, канцелярскими и хозяйственными товарами, продуктами питания и др. Правила расчета потребностей. 

• Анализ предложения, структура цены товара, система скидок (конъюнктурный анализ); составление конъюнктурной справки. 

• Организация системы хранения, учёта и выдачи предметов и средств труда. 

• Полная материальная ответственность. Передача товарно-материальных ценностей от одного материально ответственного лица другому. 

• Оптимизация использования ресурсов. 

• Инвентаризация хозяйства офиса.

5. Технологии и документирование приобретения товаров и услуг для офиса.

• Порядок получения ТМЦ у поставщика; правила оформления доверенности и методика ее проверки. 

• Документирование закупок: 

• Специфика приобретения товаров в различных формах предприятий розничной торговли. 

• Подотчетные средства; подотчетные лица: понятие, оформление, ответственность, порядок отчета.

 

Условия участия

 

Форма оплаты любая (наличная или безналичная). В стоимость входит: участие в работе семинара, раздаточный материал, питание. Семинар проходит в Москве (м. Войковская). Начало в 10.00, окончание в 16.00. Регистрация участников обязательна. Для регистрации необходимо сообщить следующие данные: наименование организации, ИНН, КПП, банковские реквизиты, юридический адрес, телефон, факс, Ф.И.О. участников, контактное лицо. На участие в семинаре оформляется полный пакет бухгалтерских документов.